Nguyễn Ngọc Phan: "Đừng tìm động lực, hãy tìm cấu trúc."
Tại sao người giỏi thường thấy mình "mắc kẹt"?
Khi quan sát cách Nguyễn Ngọc Phan vận hành cuộc sống và công việc kinh doanh tại Đức, tôi nhận ra một "điểm đau" mà rất nhiều người làm chuyên môn (expert) gặp phải: Sự bẫy của năng lực cá nhân.
Chúng ta thường tin rằng: Để thành công hơn, mình phải giỏi hơn, làm nhiều giờ hơn, cố gắng "gồng" hơn. Nhưng Phan lại chứng minh điều ngược lại: Để đi xa, bạn phải bớt dựa vào chính mình (cảm xúc, sức khỏe nhất thời) và bắt đầu dựa vào hệ thống.
Phan không phải là người có năng lượng vô tận. Anh chỉ là người biết cách không để năng lượng bị rò rỉ vào những việc lặp lại vô nghĩa.
Tư duy "Đóng gói quy trình": Giải thoát não bộ khỏi việc vặt
Ở Tatami hay KN Asia Markt, Phan không quản lý bằng cách la hét hay có mặt 24/7. Anh quản lý bằng "Luật" và "Quy trình".
Nếu một vấn đề lặp lại quá 2 lần, Phan sẽ không giải quyết nó theo cách vụ việc nữa. Anh sẽ dừng lại, tìm nguyên nhân gốc, và tạo ra một quy tắc để nhân viên tự xử lý lần sau. Đây gọi là tư duy "Đóng gói".
Bài học ở đây rất sâu sắc cho người làm nghề: Chúng ta thường mệt mỏi vì mỗi ngày mở mắt ra đều phải đưa ra hàng trăm quyết định nhỏ: Hôm nay ăn gì? Mặc gì? Trả lời email này thế nào? Bắt đầu công việc từ đâu? Phan chọn cách "tự động hóa" những quyết định đó. Khi não bộ không còn bận tâm những việc vặt, nó mới có khoảng trống cho những chiến lược lớn. Sự tự do của Phan đến từ việc anh tự trói mình vào những thói quen đã được tối ưu.
Kỷ luật không phải là khổ hạnh, Kỷ luật là sự nhất quán
Nhiều người sợ từ "kỷ luật" (Discipline) vì nghe nó khô khan, khắc nghiệt, nhất là trong môi trường Đức. Nhưng qua cách Phan sống, tôi thấy một định nghĩa khác:
Kỷ luật là khả năng làm đúng những gì đã định, bất kể cảm xúc lúc đó ra sao.
Hệ thống của Phan được thiết kế cho những "ngày tồi tệ". Vào những ngày hưng phấn, ai cũng làm việc tốt. Nhưng vào những ngày mưa lạnh ảm đạm của châu Âu, khi mệt mỏi và muốn buông xuôi, chính cái "hệ thống thói quen" đó sẽ lôi bạn dậy, đẩy bạn đi làm, giúp bạn hoàn thành mục tiêu mà không cần động lực.
Phan thành công không phải vì anh luôn hào hứng, mà vì anh vẫn tiến lên ngay cả khi chán nản. Đó là sức mạnh của hệ thống.
Sự an tâm của người đi cùng
Một người làm việc theo cảm hứng thường rất thú vị, nhưng lại tạo ra sự bất an cho người xung quanh (đối tác, nhân viên, gia đình) vì biên độ dao động cảm xúc quá lớn.
Ngược lại, một người có tư duy hệ thống như Phan tạo ra cảm giác "Vững". Nhân viên biết rõ họ cần làm gì để đạt yêu cầu. Khách hàng biết rõ họ sẽ nhận được gì. Đối tác biết rõ anh sẽ phản ứng ra sao trước rủi ro.
Sự "dễ đoán" này, trong kinh doanh và chuyên môn, chính là uy tín. Uy tín không đến từ lời hứa, uy tín đến từ sự ổn định của đầu ra.
Kết luận: Xây hệ thống để được tự do
Nhìn vào hành trình của Nguyễn Ngọc Phan, ta thấy một thông điệp ngầm: Đừng để cuộc đời bạn là một chuỗi những phản ứng ngẫu nhiên với hoàn cảnh. Hãy ngồi xuống, thiết kế lại "bộ máy vận hành" của chính mình.
Khi bạn có quy trình, bạn không cần phải nhớ. Khi bạn có kỷ luật, bạn không cần phải lấy đà. Và khi bạn có hệ thống, bạn có thể tách mình ra khỏi guồng quay để nhìn ngắm cuộc sống, thay vì bị nó nghiền nát.
Đó có lẽ là lý do Phan sống ở một thị trường khốc liệt như Đức nhưng vẫn giữ được sự bình thản. Anh không "chạy" theo cuộc đời, anh thiết lập để cuộc đời vận hành theo ý mình.
